Ersteinrichtung

Übersicht

Die Ersteinrichtung des neuen Online-Terminkalenders (OTK) kann parallel zum Betrieb des Bisherigen stattfinden. Sie entscheiden damit selbst, ab wann Sie den OTK auf Ihrer Website via iFrame oder per Verlinkung (https://app.arzt-direkt.de/<Praxis-Kennung>) einbinden und für Patienten buchbar machen.

Es fallen keine doppelten Kosten an. Der neue OTK kann mit oder ohne Videosprechstunde verwendet werden.

Einrichtung der arzt-direkt-Instanz

Für die Verwendung des OTK benötigen Sie einen Zugang bei app.arzt-direkt.de. Falls Sie noch nicht über einen Zugang verfügen, fordern Sie diesen bitte beim zollsoft-Vertrieb direkt an unter Zusatz folgender Angaben:

• Anzahl der Ärzte, die den OTK verwenden werden
• E-Mail-Adresse für den Praxislogin auf app.arzt-direkt.de
• Gewünschte Praxiskennung (z.B. neurologie-meyer, kinderarztpraxis-wiesenthal), welche in der URL Ihrer Praxisseite auf arzt-direkt verwendet wird
• Idealerweise: Anzeigename Ihrer Praxis in Kurz- und Langform

Falls Sie bereits einen bestehenden Zugang haben, fragen Sie beim Vertrieb die Freischaltung des OTK-Moduls an.

Sie erhalten in Kürze eine Einrichtungs-E-Mail von arzt-direkt@zollsoft.org mit einem Link, der Ihnen erlaubt, den Zugang freizuschalten und ein Passwort festzulegen.

Hinweise:

• Bitte wählen Sie ein sicheres Passwort und bewahren Sie es für die spätere Verwendung auf.
• Damit Ihre Praxis zuverlässiger im Patientenportal gefunden werden kann, empfehlen wir Ihnen die Ärzte auch als Nutzer anzulegen. Dies ermöglicht die jeweiligen Fachgruppen einzutragen, so dass Ihre Praxis künftig auch bei einer Suche nach der entsprechenden Fachgruppe gefunden werden kann.

Einrichtung in tomedo®

Loggen Sie sich in tomedo® als Nutzer mit Administratorrechten ein und öffnen Sie Admin → Arzt-Direkt → Instanzkonten.

Konten

Klicken Sie auf die „+“-Schaltfläche, um einen neuen Zugang anzulegen und geben Sie Ihre arzt-direkt-Zugangsdaten (Praxiskennung, E-Mail-Adresse und Passwort) ein. Wählen Sie einen tomedo®-internen Anzeigenamen und aktivieren Sie die Checkbox „Aktiv“. Wechseln Sie nun in den Reiter OTK-Einstellungen und setzen Sie die Checkbox Onlineterminkalender aktivieren.

Über die Schaltfläche „Dashboard“ gelangen Sie zur Online-Konfiguration. Über „Buchung“ erreichen Sie die patientenseitige Buchung.

Die automatische Zuordnung zu Kartei-Patienten kann unter „OTK-Einstellungen“ ein- oder ausgeschaltet werden. Sie ist standardmäßig aktiviert.

Der neue OTK-Zugang erscheint nun unter Admin → Kalender (CH: Agenda) → Terminsuchefavoriten in der Liste der Online-Terminkalender. Durch Anhaken können Sie analog zum alten OTK eine oder mehrere Terminsuchen für den neuen OTK aktivieren.

Hinweis: Die Terminsuchen sind nach Aktivierung im OTK nicht sofort buchbar. Die Freigabe erfolgt auf https://app.arzt-direkt.de/ im nächsten Schritt. Dies erlaubt Ihnen, weitere Einstellungen wie Dateianhänge, Versicherungsarten und E-Mail-Texte zu konfigurieren, bevor die Termine gebucht werden.

Wichtig: Ordnen Sie auch bei Admin → Kalender (CH: Agenda) → Kalender jedem tomedo®-Kalender, welcher auch online buchbar sein soll, einen Behandler bzw. Nutzer in tomedo® zu. Zum Beispiel: Kalender X gehört Nutzer bzw. Behandler Y.

Vorlaufzeit bei Terminarten in tomedo® einstellen

Sie haben die Möglichkeit, in tomedo® über Admin → Kalender → Terminarten Vorlaufzeiten zu hinterlegen, zum Beispiel: Der Termin findet um 10:00 Uhr statt, aber der Patient soll bereits 15 Minuten früher erscheinen. Diese Vorlaufzeit wird entsprechend auch dem Patienten im Onlinetermin angezeigt.

Wenn der Patient diesen Termin im Onlinekalender bucht, wird die Terminzeit angezeigt, zu welcher der Patient erscheinen soll.

In der Terminbenachrichtigung an die Praxis stehen dann beide Zeiten:

1. Die Zeit, zu welcher der Termin tatsächlich auch im Kalender steht.
2. Die Zeit, zu welcher der Patient in die Praxis kommen soll.

Im Kalender ist der Termin dann z.B. für 14 Uhr eingetragen:

Der Patient erhält folgende Terminbestätigung mit den entsprechenden Termindetails.

Für tomedo® E-Mail Vorlagen können Sie auch die Vorlaufzeit verwenden. Hierzu muss folgendes Kommando genutzt werden: $[selektierterTermin %vv]$.

Der Parameter %vv steht dabei für „Terminzeit von … mit Vorlauf„.

Offline Termine im tomedo® Kalender in Online Termine umwandeln

Legen Sie den Termin an oder rufen Sie diesen auf. Klicken Sie auf das entsprechende Symbol, welches den Termin in einen Online-Termin umwandelt. Der Patient erhält eine E-Mail von arzt-direkt® mit der Möglichkeit, den Termin zu bearbeiten.

Globale Einstellungen der tomedo® Blockliste

Über Admin → Kalender → OTK-2 Patientensperrung haben Sie die Möglichkeit, Patienten für die Onlineterminvergabe zu blockieren. Patienten, die auf diesen Listen stehen, können nicht im OTK buchen, sondern bekommen eine Absagemail. In tomedo® wird kein Termin angelegt. Dabei können Sie sowohl Freitextelemente angeben, als auch Patienten, die bereits in Ihrer Kartei verzeichnet sind, angeben.

Um Freitextelemente oder Patienten hinzuzufügen, klicken Sie unterhalb der entsprechenden Liste auf die „+“-Schaltfläche.

Konfiguration auf app.arzt-direkt.de (Dashboard)

Loggen Sie sich in Ihrem Instanz-Dashboard unter https://app.arzt-direkt.de/<Praxis-Kennung>/login ein oder folgen Sie dem Link in der tomedo® OTK 2-Verwaltung.

Hinweis: Ihre für den Login verwendete E-Mail-Adresse wird aktuell standardmäßig auch als sichtbare E-Mail-Adresse in der Patientenkommunikation verwendet. Aktualisieren Sie bitte unter Instanzdetails → Kontaktdetails die Option „Sichtbare E-Mail-Adresse“, wenn die Login-Adresse für Patienten nicht sichtbar sein soll. Wir arbeiten daran, die Verwendung der E-Mail-Adressen transparenter zu machen.

Unter Einstellungen → Online-Terminkalender befindet sich die Konfiguration des neuen OTK.