Betriebsstätten

Hinweis: Für Praxen mit Multiserver finden Sie hier ein Video zur Erklärung der Umstellung des Online-Terminkalenders für diesen Fall. Weitere Information finden Sie im Abschnitt Multiserver-Betrieb.

Die Betriebsstätten-Option können Sie aktivieren, wenn Sie eine Praxis mit mehr als einer Betriebsstätte sind, damit der Patient vor der Terminauswahl direkt nur die Terminarten bzw. Kategorien sieht, die zu der ausgewählten Betriebsstätte passen. Dazu müssen Sie für die jeweilige Betriebsstätte die Einstellung von „inaktiv“ auf „aktiv“ stellen.

Für jede Betriebsstätte wird standardmäßig der von tomedo® übermittelte Name verwendet. Die Koordinaten für die Anzeige innerhalb der Karte werden automatisch aus den Adressdaten ermittelt. Beide Angaben können angepasst werden. Des Weiteren können Betriebsstätten-spezifische Informationen hinterlegt werden. Diese Angaben erscheinen in den E-Mails an Ihre Patienten. Zudem kann die E-Mail Adresse für den Empfang von E-Mails zur Terminbestätigung, -änderung oder Stornierung und die Reply-To-Adresse geändert werden. Letztere wird verwendet wenn Patienten auf eine Terminanfrage antworten. In dem Menü finden Sie zudem den Direktlink zu Terminen dieser Betriebsstätte. Diesen Link können Sie auf der Betriebsstätten-spezifischen Homepage Ihrer Praxis einbinden.

Symbole der Betriebsstätten

Für jede angelegte Betriebsstätte finden Sie zwei verschiedene Symbole rechts neben dem entsprechenden Namen.

Das erste Symbol, in Form einer Tür, zeigt an, ob die Betriebsstätte mit einer Lokalität in tomedo® verknüpft ist.

Anhand der Zahl im blauen Kreis sehen Sie die Anzahl der Terminlokalitäten in arzt-direkt®, die mit dieser Betriebsstätte verknüpft sind. Dies sollte der Anzahl der mit der Betriebsstätte verknüpften Terminlokalitäten in tomedo® entsprechen. Ist hier ein Ausrufezeichen zu sehen (also 0 verknüpfte Lokalitäten), kann unter dieser Betriebsstätte kein Termin gefunden werden.

Das zweite Symbol, in Form eines Dokuments, zeigt an, ob an dieser Betriebsstätte zurzeit überhaupt Terminarten zur Verfügung stehen. Dabei entspricht die Zahl im blauen Kreis der Anzahl an Terminarten bzw. Terminsuchen (in tomedo®), für welche an dieser Betriebsstätte zum aktuellen Zeitpunkt ein freier Termin gefunden werden kann. Wird an dieser Stelle eine 0 angezeigt, kann kein Termin an dieser Betriebsstätte gebucht werden. Da sich dies aber nur auf den aktuellen Zeitpunkt bezieht, kann dies auch bedeuten, dass alle Termine momentan ausgebucht sind.

Terminarten je Betriebsstätte anpassen

Sie können für jede Betriebsstätte festlegen welche Terminarten verfügbar sein sollen. Standardmäßig wird jede Terminart für jede Betriebsstätte aktiviert. Dies bedeutet nicht, dass alle Terminarten auch in allen Betriebsstätten gebucht werden können. Eine Buchung in der jeweiligen Betriebsstätte ist erst dann möglich, wenn die Terminsuche in tomedo® in einer Kalenderressource sucht die mit der Betriebsstätte verknüpft ist.

Um zu verhindern, dass bestimmte Termine generell in einer bestimmten Betriebsstätte gesucht werden können, unabhängig von den Einstellungen in tomedo®, entfernen Sie die mit der Betriebsstätte verknüpfte Terminart durch Klick auf das jeweilige Kreuz. Alternativ klicken Sie auf den rechten Pfeil um die gewünschten Terminarten durch Klick auf die jeweilige Checkbox zu entfernen.

Anpassungen in tomedo

Des Weiteren müssen Sie vor der Benutzung noch einige Anpassungen in tomedo® vornehmen.

Schritt 1: Prüfen Sie unter Admin → Praxisorganisation → Betriebsstätten, ob die Adresse der Betriebsstätte korrekt eingetragen ist.

Schritt 2: Die Betriebsstätte muss einer Terminlokalität zugeordnet sein. Das entsprechende Fenster erreichen Sie über Admin → Kalender → Lokalitäten. Dort müssen Sie für die Behandlungsorte Lokalitäten anlegen und diese mit einer Betriebsstätte verknüpfen.

Schritt 3: Unter Admin → Kalender → Ressourcen müssen die Ressourcen mit der entsprechenden Terminlokalität verknüpfen werden.

Ansicht auf Buchungsseite mit Betriebsstätten-Auswahl

• Anzeige aller Standorte mit Adresse und einem Ausschnitt aus Google Maps

• Bei der Terminauswahl wird oben die Terminart und die ausgewählte Betriebsstätte angezeigt

• Terminbenachrichtigungsmail an die Praxis inklusive Betriebsstätten und Terminlokalitäten

• Terminbestätigung an den Patienten mit Adresse (aus der Betriebsstätte) und dem Behandlungsort (aus der Terminlokalitätsbeschreibung)

Multiserver-Betrieb

Hinweis: Diese Funktion ist ab tomedo® Version 1.117 ohne weitere Einstellung nutzbar.

Anpassungen bzw. Erweiterungen der Standard-E-Mail Vorlage der Terminbestätigung, Terminverschiebung oder Terminstornierung

Klicken Sie auf Einstellungen → Online-Terminkalender → E-Mails, um die Standard-E-Mail Vorlagen um Ihre eigenen, benutzerdefinierten Inhalte zu erweitern.

Dazu müssen Sie unter dem Reiter „E-Mails an den Patienten“ die gewünschte Kategorie (z.B. „Terminerinnerung“) auswählen, die Checkboxen „Benutzerdefinierter E-Mail Inhalt“ und „Benutzerdefinierten Inhalt in Standardvorlage integrieren“ aktivieren. Um terminspezifische Informationen wie zum Beispiel Startzeit, Dauer und Terminart zu übernehmen, geben Sie $ ein um eine Liste aller verfügbaren Platzhalter anzuzeigen. Die Bedeutung jedes Platzhalters wird im Abschnitt E-Mail Texte individuell gestalten beschrieben.

Diese Einstellungen sind auch terminartenabhängig möglich.