Konfiguration von arzt-direkt.Pay Terminen

Voraussetzungen

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass zur Nutzung von Online-Zahlungen zwingend ein Kassenbuch für unbare Zahlungen durch tomedo® zur Verfügung gestellt werden muss. Die Anleitung dazu finden Sie hier.

Neukunden

Sie benötigen eine arzt-direkt-Instanz, welche Ihnen durch den Support eingerichtet werden kann. Außerdem muss der Onlineterminkalender durch den Support freigeschaltet werden.

Sind beide Voraussetzungen erfüllt, können Sie arzt-direkt.Pay in den Einstellungen der Instanz aktivieren und die Konfiguration durchführen. Dabei erstellen Sie ihr virtuelles Bankkonto, welches die Voraussetzung ist damit Sie Zahlungen über arzt-direkt.Pay annehmen können. Im Zuge der Konfiguration werden Unternehmensdaten aufgenommen, die Rechtsperson registriert und Konto bzw. Zahlungsmethoden angelegt. Sollten Sie hier Unterstützung benötigen kontaktieren Sie gern den Support und vereinbaren Sie einen Termin für die Einrichtung.

Bestandskunden

Für Bestandskunden ist die Hauptvoraussetzung, dass unter Einstellungen → arzt-direkt.Pay → Global → im Reiter “Geschäftsfeld” als Verkaufskanal “Online-Zahlungen” aktiviert wurde.

Kontrollieren Sie zudem im Reiter Standort, dass mindestens ein Standort für Online- und ein Standort für Vor-Ort-Zahlungen existiert.

Ist das nicht der Fall, klicken Sie auf einen bestehenden Standort und legen Sie mit dem Button „An Verkaufskanäle anpassen“ den fehlenden Standort an.

Einrichtung für Onlinetermine

Einstellungen in arzt-direkt

Melden Sie sich als Instanzverwalter bei Ihrer arzt-direkt Instanz an. Unter Einstellungen → Online Terminkalender → Terminarten wählen Sie die Terminart, für die eine Bezahlung eingerichtet werden soll. Wechseln Sie auf den Reiter «Extras» und aktivieren Sie die Bezahlfunktion.

Hier können Sie den Netto Betrag definieren und ggf. mit der nötigen Mehrwertsteuer versehen.

Unter „arzt-direkt.Pay Standort“ können Sie den Standort für Online Zahlungen des Termins auswählen. Es werden nur Standorte angezeigt, die Online-Zahlungen abbilden. Alternativ können Sie das Feld frei lassen und den Standort an der Betriebsstätte oder den Terminvoreinstellungen (Einstellungen → Online Terminkalender → Terminartvoreinstellungen) definieren.

Ist an der Terminart kein Standort definiert wird der Standort an der Betriebsstätte verwendet. Falls dieser ebenfalls nicht existiert, wird der Standort aus den Voreinstellungen genutzt.

Sollten Sie Unterstützung benötigen können Sie hier einen Termin im Support buchen.

Einstellungen in tomedo

Unter Admin → arzt-direkt → Instanzkonten legen Sie in dem Reiter „Einstellungen“ ein arzt-direkt.Pay Kassenbuch fest. Dort werden die Guthaben angezeigt, die durch eine Buchung im Online Terminkalender entstanden sind.

Ein unbares Kassenbuch/eine Transaktionsübersicht für arzt-direkt.Pay Guthaben können Sie unter Verwaltung → Kassenbuch durch Klick auf die drei Punkte anlegen.

Hinweis: Es kann weder ein TSE-Kassenbuch (Deutschland) noch ein Registrierkassenbuch (Österreich) verwendet werden. Das Kassenbuch muss zwingend ein «normales» und unbares Kassenbuch sein, damit Zahlungen durch arzt-direkt.Pay dokumentiert werden können.

Legen Sie nun in der Kassenbuchverwaltung durch Klick auf das Plus ein neues Kassenbuch für unbare Beträge an.

Sobald Sie das Kassenbuch in der arzt-direkt Instanzkontenverwaltung ausgewählt haben, laufen entsprechende Guthaben ein, sofern die Termine erfolgreich bezahlt und gebucht wurden.

Bezahlvorgang für Online-Termine

Im Falle eines Bezahltermins können Patienten am Ende des Buchungsvorgangs wählen, ob die Bezahlung sofort mittels Kreditkarte erfolgen soll oder per Online-Überweisung.

Bei Bezahlung mit Kreditkarte müssen lediglich die Kartendaten angeben werden. Durch einen anschließenden Klick auf den Button «Zahlen», wird der Bezahlvorgang ausgeführt und der Termin durch tomedo® bestätigt.

Bei Bezahlung per Online-Überweisung wird der Termin zunächst durch tomedo® bestätigt und eine E-Mail an den Patienten geschickt, mit Angaben zur Terminbuchung und einem Link zur Durchführung der Überweisung. Nach Klick auf den Link wird der Patient schrittweise durch den Zahlungsvorgang geführt. Wird das Geld nicht rechtzeitig überwiesen, so wird der Termin automatisch storniert.

Zahlungsübersicht

Sobald die Konfiguration von arzt-direkt.Pay abgeschlossen ist, erscheint in der Menüleiste die Zahlungsübersicht. Hier können alle Transaktionen eingesehen werden, die mit arzt-direkt.Pay durchgeführt wurden. Wenn eine Bezahlung aufgrund eines Onlinetermins vorliegt und in tomedo der Termin einem Patienten zugewiesen wurde, sehen Sie in der Übersicht Name und Nummer des Patienten. Wurde das Guthaben zudem einer Rechnung zugewiesen, sehen Sie in der Übersicht die zugehörige Rechnungsnummer. Die Übersicht kann als csv-Datei heruntergeladen werden z.B. um sie in einem Tabellenkalkulationsprogramm zu betrachten oder an das Steuerbüro zu übergeben. Nähere Informationen zur Zahlungsübersicht finden Sie hier.

Hinweise

• Um Fehler und unnötige Stornierungen zu vermeiden, wird keine automatische Rechnung erstellt. Stattdessen werden bei einer Buchung die Beträge zunächst als Guthaben vorgehalten. Wurde der Termin einem Patient zugewiesen, ist das Guthaben in den tomedo® Patientendetails im Bereich «Guthaben» sichtbar und kann in der Kartei einer Rechnung zugewiesen werden. Auch eine Kombination aus Guthaben und arzt-direkt.Pay Vor-Ort-Zahlung ist möglich.

Bei erfolgreicher Terminbuchung erhält der Patient eine E-Mail zur Buchungsbestätigung mit dem bezahlten Betrag.

Das Guthaben ist in der Kartei beim Anlegen einer neuen Privatrechnung unter Details in der Privatrechnungsansicht unter Guthaben einsehbar und kann für die Zahlung genutzt werden.

• Wenn bei einer Vor-Ort-Zahlung das Zahlungsterminal die Meldung «Zahlung abgelehnt» oder ähnlich anzeigt, liegt ein Problem mit der EC- oder Kreditkarte vor. Beispielsweise ist die Karte ungültig, abgelaufen oder das Konto ist nicht gedeckt.